O Arquivo Municipal de Vila Verde é um serviço certificado no âmbito do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) implementado pelo Município. Este, de acordo com o processo e procedimentos implementados, tem obrigatoriamente de efetuar uma monitorização e controlo relativamente aos documentos emitidos (fotocópias simples, fotocópias autenticadas, emissão de plantas topográficas, declarações, certidões, recibo de depósito da ficha técnica da habitação e conferições de documentos efetuadas), bem como no que concerne ás reclamações dos munícipes e à satisfação interna dos utilizadores do serviço. Neste sentido, é necessário calcular as métricas e apresentar mensalmente os indicadores definidos no âmbito do SGQ.
Este serviço exerce a sua missão de acordo com as atribuições definidas no Regulamento dos Serviços Municipais, estando esta marcada por 3 vetores básicos, a saber:
1. Balcão de Atendimento:
No âmbito do princípio geral da Administração Aberta e do Regulamento de Organização dos Serviços Municipais, o Balcão de atendimento do SAM procede diariamente ao registo e prestação de serviços relativos aos pedidos formulados pelos requerentes, de acordo com a Lei n.º 46/2007, de 24 de Agosto, a qual regula o Acesso aos Documentos da Administração;
2. Serviços Técnicos:
Os Serviços Técnicos do Arquivo exercem a sua atividade numa dupla missão, a saber:
a) Prestação dos serviços aos clientes externos (munícipes);
b) Prestação de serviços aos clientes internos (outras entidades orgânicas do município);
Este serviço tem o objetivo de implementar o Sistema Integrado de Gestão de Arquivos, o qual tem a finalidade de efetuar a gestão documental através do recenseamento e descrição de todos os documentos, quer em formato papel, quer em formato digital, produzidos ou recebidos pelo Município de Vila Verde no âmbito das suas atividades / competências.
3. Serviço de Digitalização e Arquivo Digital:
O Arquivo, em conjunto com a Unidade de Sistemas de Informação, propõe-se levar a efeito o projeto de digitalização documental dos documentos produzidos e/ou recebidos pelo Município, e a consequente implementação do Arquivo Digital, tornando possível para os técnicos e funcionários, bem como para os munícipes, o acesso aos seus processos em formato digital.
Pelo exposto, e, em função dos recursos existentes (humanos e materiais), a opção é claramente a gestão da documentação produzida pelo Município na fase corrente e intermédia.
Em relação à documentação de carácter histórico, existente noutro edifício, foi apenas efetuada a inventariação da mesma.
Acervo arquivístico
– Administração do Concelho (Vila Verde) – 1855-1977;
– Administração do Concelho – Arquivo corrente e intermédio;
– Administração do Concelho de Aboim da Nóbrega (extinto) – 1849-1852;
– Administração do Concelho de Pico de Regalados (extinto) – 1835-1855;
– Administração do Concelho de Vila Chã e Larim (extinto) – 1836-1855;
– Administração do Concelho de Penela (extinto) – 1800-1855;
– Administração do Concelho de Prado (extinto) – 1834-1855;
– Coutos (Cervães, Moure, Azevedo e Freiriz) – 1798-1845;
– Confrarias – 1834-1905.
Instrumentos de pesquisa
- O Arquivo Municipal de Vila Verde dispõe de instrumentos de descrição, incluindo inventários.
Serviços
- Sala de leitura / Acesso
O Arquivo Municipal dispõe de um balcão de atendimento para solicitar o acesso aos documentos administrativos (Arquivo Corrente e Intermédio);
O Arquivo Histórico encontra-se no edifício da Biblioteca Municipal. - Reprodução de documentos
É possível a reprodução dos documentos de arquivo: fotocópias (simples e/ou autenticadas), digitalizações, bem como a emissão de certidões.
Regulamento
Edital n.º 81/DMAG/2004 – Regulamento do Arquivo Municipal de Vila Verde